Konzept
In Start-up- oder Kleinunternehmen werden Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen häufig noch mit Textbearbeitungsprogrammen geschrieben. Die Unterlagen werden dann – zusammen mit den übrigen Belegen und Bankauszügen – dem Steuerberater zur Erstellung der Buchführung übergeben. Oftmals werden die Rechnungen bei Zahlungseingang noch als bezahlt markiert.
Diese Art der manuellen Rechnungslegung führt jedoch bei Betriebsprüfungen seit der Einführung der sogenannten GoBD’S in zunehmendem Maße zu Hinzuschätzungen.
Auch einige Warenwirtschaftsprogramme können nicht standardmäßig prüfungssichere Datensätze erstellen. Diese Leistung wird zum Teil zusätzlich in Rechnung gestellt.
Cleveres Rechnungswesen besteht darin, die Betriebsabläufe vom Angebot über die Auftragsbestätigung sowie die Erstellung der Rechnung möglichst automatisiert zu übergeben und die Zahlungen und übrigen Geschäftsvorfälle zur Erstellung offener Posten-Listen zu verbuchen. In verschiedenen Cloud-Systemen kann der Steuerberater dann zur Kontrolle der Buchhaltung und Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen eingeschaltet werden. Doppelte Arbeiten sowie die von Mandanten häufig als zu hoch eingeschätzte Buchhaltungspauschale des Steuerberaters werden auf diese Weise vermieden.
Erst im Rahmen der Jahresabschlusserstellung werden die Daten dann automatisiert in das System des Beraters eingelesen und Abschluss sowie Steuererklärungen auf bekannte Art und Weise erstellt.
Leider ist die Umsetzung für den teilnehmenden Unternehmer nicht ohne Aufwand zur erzielen. Qualifikation in kaufmännischen Angelegenheiten ist zwingend notwendig. Siehe hierzu die Unterpunkte.
Zusätzlich zur Qualifizierung des Mandanten ist aber auch die Betreuung der laufenden Arbeiten ein wichtiges Kriterium. Dieses wird z. B. bei der Arbeit mit lexoffice durch den sogenannten Steuerberater-Zugang gewährleistet. Dies ermöglicht es dem Berater zeitgleich auf die Software zuzugreifen und Rückfragen und Probleme z. B. telefonisch oder in Zoom-Sitzungen zu lösen.